Professeurs et parents
Bien se préparer...
Au Club Aventure Jeunesse, nous considérons qu'une bonne planification de la part du client organisateur, fait partie intégrante du succès du voyage. Voilà pourquoi, nous vous suggérons de lire attentivement les informations qui suivent. Nous proposons également une liste de points préparatifs sous forme de questions et réponses.
Liste de vérifications
Nombre de participant
Pour établir le prix d'un forfait, nous nous basons sur le nombre d'étudiants et d'adultes confirmé par le client. Si le nombre de participants diminue avant le départ, des frais par personne manquante peuvent être facturés pour couvrir les coûts fixes (transport, guide et autres). Il est donc important de nous transmettre des informations justes, quant au nombre de voyageurs.
Dépôt sur réservation
Dans les jours suivant la réception de votre confirmation de réservation, vous recevrez, par courrier, une facture incluant une demande de dépôt équivalent à 25% du montant de votre forfait. Le délai de paiement est de 30 jours suivant la réception de votre facture. Celui-ci garantira votre réservation.
Annulation
Annulation à + de 30 jours avant le départ : 75% du coût total remboursé
Annulation de 15 à 30 jours avant le départ : 50% du coût total remboursé
Annulation à moins de 14 jours avant le départ : aucun remboursement
Certain forfaits, nous obligent à engager des sommes non-remboursables pour l'achat de certains services. Exemple : billets de spectacle ou d'évènements sportifs. Si cette situation se présente, nous vous demanderons par écris, un engagement stipulant votre responsabilité financière pour toutes sommes engagées par CAJ.
Répartition des chambres
Pour les forfaits avec hébergement, nous vous demandons de nous faire parvenir la liste des étudiants et des adultes répartis par chambre au moins 2 mois avant le départ du groupe. Voici un document à télécharger pour votre liste de répartition.
Téléchargez le document de répartition des chambres :
caj_répartiton.pdf
Choix de menu, allergies et restrictions alimentaires
Pour certain restaurant, nous vous ferons parvenir des choix de menu. Nous vous demandons la confirmation de ces choix au moins 1 mois avant le départ. Pour les cas d'allergie ou de restriction alimentaire, il est essentiel de nous le mentionner pour que nous puissions en aviser les restaurateurs.
Téléchargez le document allergies :
caj_allergies.doc
Effets à apporter
Voici une énumération d'articles pouvant être utiles en voyage. Cette liste n'est pas exhaustive et tout n'est pas obligatoire.
Téléchargez le document liste d'articles :
caj_quoi_apporter.pdf
Assurances voyage
Pour les voyages aux états-Unis, il est fortement recommandé d'être titulaire d'une assurance couvrant les frais médicaux et d'hospitalisation. Nous sommes distributeur des assurances de la Croix Bleu. C'est avec plaisir que nous vous fournirons toutes les informations nécessaires concernant la couverture avantageuse offerte par ce partenaire.
Téléchargez le document d'assurance :
caj_formulaire d'assurance.xls
Lettre d'inscription pour voyage
Document servant à faciliter la rédaction d'une lettre destinée à obtenir l'autorisation d'un parent pour l'inscription de son enfant à un voyage.
Téléchargez le modèle de liste d'inscription :
caj_lettre_inscription.pdf
caj_lettre_inscription.doc
Questions et réponses
Quels sont les délais de traitement d'une demande de soumission ?
Chaque demande de soumission est traitée dans un délai allant de 2 à 7 jours. Pour certaines périodes de l'année scolaire (Août, septembre, octobre) notre volume de demande est très élevé, ce qui peut nécessiter un peu plus d'attente.
À quel moment le voyage devient-il confirmé ?
Votre voyage est officialisé, seulement lorsque vous recevez de notre part la confirmation écrite. Veuillez noter qu'une proposition (soumission) ne représente pas une confirmation.
Quelles sont les responsabilités des professeurs lors d'un voyage ?
Vous êtes responsable de la discipline de votre groupe. Le guide accompagnateur assure une certaine animation tout en présentant les visites, mais avant tout, il est responsable de s'assurer que vous recevrez toutes les prestations pour lesquelles vous avez payé. Vous êtes aussi responsable en partie de motiver votre groupe et de garder une atmosphère agréable tout au long du voyage.
Quelles sont les conditions reliées aux douanes américaines ?
Depuis le 1er juin 2009, une loi américaine exige que les Canadiens présentent un passeport valide pour entrer aux états-Unis par voie maritime ou terrestre. La loi américaine exige déjà que les Canadiens présentent un passeport valide pour entrer aux états-Unis par voie aérienne. Faites votre demande de passeport dès aujourd'hui afin de l'avoir en main quand vous en aurez besoin. N'oubliez pas que le passeport est le document de voyage et d'identité recommandé pour tous les voyageurs canadiens.
Les citoyens canadiens de moins de 16 ans pourront continuer de présenter l'original ou une copie de leur certificat de naissance, un rapport consulaire de naissance outremer, un certificat de naturalisation ou une carte de citoyenneté canadienne.
Les personnes âgées de 18 ans et moins faisant partie d'un groupe scolaire, religieux, sportif ou d'une organisation sociale ou culturelle bénéficient également d'une mesure d'exception et peuvent traverser la frontière en présentant les mêmes documents que les moins de 16 ans.
Pour avoir droit à l'exemption, ces groupes devront aussi fournir le nom de leur association et celui d'un adulte responsable, une liste des voyageurs et les coordonnées de leurs parents ainsi qu'une déclaration de l'adulte responsable à l'effet qu'il a obtenu le consentement des parents de chaque enfant.
Pour plus d'information, visitez le site web de l'Agence des services frontaliers du Canada.
Peut-on rejoindre un responsable du Club en cas d'urgence ?
Durant votre voyage, et ce, 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, vous pouvez contacter notre service d'urgence.
À tout moment, nous répondrons à votre appel et vous pourrez même dans la grande majorité des cas, être transféré à la personne qui a organisé votre voyage.
Les pourboires, on en donne ?
Oui et non. Bien entendu, la décision de donner ou non du pourboire reste à votre entière discrétion. Nous considérons que cette partie du voyage fait partie d'un apprentissage que l'étudiant doit acquérir.
Nous suggérons les pourboires suivants (par personne) :
• 1 $ par jour par étudiant au guide et au chauffeur.
• 1 $ par étudiant pour un guide qui fait un tour de ville (guide local).
• 15 à 20 % pour un restaurant (N.B. : lorsque les repas sont inclus dans votre forfait, les pourboires sont déjà inclus).
Suggestion : lors de l'inscription de vos participants, demandez une somme supplémentaire. Chaque fois qu'un pourboire sera opportun, vous pourrez le donner au nom du groupe.